5 raisons de ne plus utiliser le Cc dans vos courriels, et comment faire mieux sans risque
Vous organisez un événement en ligne. Vous envoyez l’invitation et le lien de connexion à tous les participants… dans un même courriel, en utilisant la copie conforme. Le fameux Cc. Rapide, simple, efficace… en apparence. Mais est-ce une bonne pratique ? Réponse courte : non. Voici pourquoi l’utilisation du Cc peut poser problème, et surtout, quelles alternatives adopter pour protéger les renseignements personnels, respecter la Loi 25 et améliorer vos pratiques numériques.
1. Le Cc expose inutilement les adresses courriel des destinataires
La copie conforme permet d’envoyer un même courriel à plusieurs personnes, en rendant visibles toutes les adresses courriel des destinataires. C’est là que le bât blesse. Chaque personne reçoit non seulement votre message, mais aussi la liste complète des autres participants. Autrement dit, vous partagez des adresses courriel sans nécessairement y avoir été autorisé. Et dans un contexte professionnel, communautaire ou événementiel, ce détail a des conséquences bien réelles.
2. Une adresse courriel est un renseignement personnel protégé
On l’oublie souvent, mais une adresse courriel est considérée comme un renseignement personnel. La question à se poser est donc simple : les personnes mises en Cc vous ont-elles autorisé à transmettre leur adresse courriel à d’autres? Dans la majorité des cas, la réponse est non.
Lorsque vous utilisez le Cc, vous communiquez un renseignement personnel à des tiers, sans consentement explicite. Il s’agit alors d’une communication non autorisée, ce qui peut contrevenir aux principes de protection des renseignements personnels.
Et depuis l’entrée en vigueur de la Loi 25 au Québec, ce type de situation mérite toute votre attention.
3. Le Cc peut entraîner une non-conformité à la Loi 25
Même sans intention malveillante, une mauvaise utilisation du Cc peut constituer une communication non autorisée de renseignements personnels. En effet, la Loi 25 impose aux organisations une responsabilité accrue quant à la gestion et à la communication des renseignements personnels.
Un simple courriel mal envoyé peut devenir :
- une atteinte à la vie privée,
- une plainte potentielle,
- ou un incident à déclarer.
Le problème, c’est que ce genre d’erreur est fréquent, banal, et souvent involontaire. Pourtant, ses impacts peuvent être bien réels, autant pour votre organisation que pour la confiance de vos clients, partenaires ou participants.
4. Les erreurs de Cc sont fréquentes et difficiles à rattraper
La bonne nouvelle, c’est qu’il existe une solution très simple : la copie conforme invisible (Cci). Le Cci permet d’envoyer un courriel à plusieurs destinataires sans que ceux-ci puissent voir les adresses des autres personnes. Chaque adresse reste confidentielle, invisible et protégée. C’est l’équivalent d’envoyer des lettres sous enveloppe individuelle, plutôt que d’afficher la liste complète des noms sur un tableau public.
Pour les invitations, infolettres ponctuelles, rappels ou communications de groupe, le Cci devrait être votre réflexe par défaut.
5. Le Cc favorise des pratiques numériques inefficaces et risquées
Au-delà de la conformité et de la confidentialité, il y a un autre enjeu souvent oublié : la sobriété numérique. Les courriels en chaîne, les « Répondre à tous », les longues discussions en Cc génèrent :
- plus de stockage,
- plus de bande passante,
- plus d’énergie consommée.
Limiter les destinataires visibles, éviter les réponses inutiles et structurer vos communications, c’est aussi réduire votre empreinte numérique. Moins de données partagées inutilement, c’est plus de sécurité, plus d’efficacité… et un geste concret pour l’environnement. Et c’est aussi ça, la prévention des fraudes!
Bonnes pratiques à adopter dès maintenant
Voici quelques habitudes simples à intégrer dans votre organisation :
- Utilisez le Cci par défaut pour les communications de groupe.
- Réfléchissez avant d’utiliser “Répondre à tous” : est-ce vraiment nécessaire ?
- Centralisez vos envois à l’aide d’outils adaptés (plateformes d’événements, infolettres, formulaires).
- Sensibilisez vos équipes : un courriel anodin peut avoir des conséquences importantes.
La majorité des incidents de cybersécurité et de fuites de données impliquent un facteur humain. Ce sont souvent de petites habitudes, répétées au quotidien, qui ouvrent la porte aux problèmes.
Former pour prévenir, pas seulement corriger
Changer une habitude aussi ancrée que l’utilisation du Cc demande plus qu’une consigne écrite. Cela passe par la compréhension des enjeux, des risques et des bonnes pratiques. Vous avez besoin d’aide ? Nous pouvons vous aider avec nos formations en cybersécurité adaptées aux besoins spécifiques de votre organisation. Chez CY-clic, nous misons sur une approche humaine, concrète et accessible, parce que la technologie seule ne suffit pas. Ce sont les gestes quotidiens qui font la différence. Un simple courriel peut sembler banal. Pourtant, bien utilisé, il devient un outil de protection, de conformité et de confiance.
QUI SOMMES-NOUS ?
Notre mission est de former les entreprises à adopter de meilleures pratiques en ligne, pour repousser les fraudeurs et les pirates informatiques, et éviter que tant d’années d’efforts ne s’évaporent en un clic!
Quand on pense à la cybersécurité, on pense aux technologies et aux infrastructures. Pourquoi oublie-t-on que l’utilisateur joue un rôle dans 90 % des attaques et des escroqueries ? Nous sommes spécialisés en formation cybersécurité en entreprise et prévention des fraudes.
Pour plus d’informations, visitez notre section Formations.