5 erreurs à éviter quand vous utilisez Excel pour gérer vos mots de passe
Utiliser Excel pour stocker ses mots de passe peut sembler pratique… mais ce n’est clairement pas une bonne idée. Trop d’organisations prennent encore ce raccourci, souvent par manque de temps ou de ressources, sans réaliser les risques majeurs en matière de cybersécurité. Un fichier Excel mal protégé peut se transformer en véritable porte d’entrée pour les fraudeurs.
Voici 5 erreurs à éviter absolument si vous utilisez (encore) Excel pour gérer vos mots de passe.
1. Stocker les mots de passe sans chiffrement
L’une des pires erreurs est de conserver vos mots de passe en clair, sans aucune protection. Un simple fichier Excel peut être ouvert en quelques clics par toute personne ayant accès à votre poste ou à votre réseau. Si ces mots de passe concernent vos systèmes internes, vos bases de données ou vos accès aux plateformes numériques, cela représente un risque critique.
Astuce : Même si Excel propose un mot de passe pour protéger un fichier, cette mesure reste largement insuffisante. Des outils gratuits permettent de le contourner facilement.
Double astuce : Évitez de nommer le fichier "motsdepasse.xlsx" ou "MDP_client". Optez pour un nom neutre et moins attrayant pour un fraudeur, comme "RSM.xlsx" (qui veut dire rapport stratégique mensuel) ou "T24_PlanVS.xlsx" (qui veut dire Trimestre 2024).
2. Partager le fichier par courriel ou sur le réseau interne
Beaucoup d’organisations partageant ce type de fichier via des courriels ou des dossiers partagés depuis le Drive. Cela augmente considérablement la surface d’attaque. Si un courriel est compromis ou si un employé clique sur un lien frauduleux, tout le fichier peut être exposé.
Rappel : Plus le nombre de personnes ayant accès au fichier est élevé, plus le risque augmente. Et dans le cas d’un hameçonnage réussi, l’attaquant peut y avoir accès sans être détecté.
- Pensez à faire une liste claire des rôles et des accès pour chaque membre de votre organisation.
- Cela permet de limiter l’exposition inutile de données sensibles et de répondre aux exigences de la Loi 25 en matière de gouvernance de l’information.
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3. Ne pas mettre à jour les mots de passe régulièrement
Un fichier Excel devient vite obsolète si les mots de passe ne sont pas mis à jour. Or, il suffit qu’un mot de passe fuite une seule fois pour compromettre toute votre organisation.
Le bon réflexe n’est pas forcément de changer tous les mots de passe chaque mois, mais plutôt de les mettre à jour dans les situations suivantes :
- lorsqu’une plateforme vous y invite (notamment après une mise à jour de sécurité),
- lorsqu’il y a un doute ou une fuite,
- lorsqu’un employé quitte votre organisation.
En plus, vos mots de passe doivent être robustes et surtout uniques. Si vous utilisez le même mot de passe sur plusieurs services et qu’un seul de ces services est compromis, tous les autres deviennent vulnérables.
4. Utiliser le même fichier pour tous les services
Centraliser tous vos mots de passe dans un seul fichier sans segmentation augmente considérablement le risque. Si ce fichier tombe entre de mauvaises mains, c’est l’ensemble de votre système numérique qui est vulnérable.
Mesure préventive : Utilisez des gestionnaires de mots de passe sécurisés qui permettent une gestion compartimentée et un contrôle des accès selon les rôles de chaque membre de l’équipe.
5. Ignorer les solutions professionnelles de gestion des mots de passe
Par peur du changement ou par méconnaissance, certaines organisations persistent à utiliser Excel ou des carnets papier pour gérer leurs accès. Pourtant, il existe aujourd’hui des gestionnaires de mots de passe professionnels conçus spécifiquement pour sécuriser et simplifier cette tâche.
Ces outils vous permettent de :
- générer des mots de passe forts et uniques,
- les stocker dans un coffre-fort chiffré,
- contrôler les accès selon les rôles de chaque utilisateur,
- automatiser les changements de mots de passe,
- accéder facilement à vos identifiants sans les mémoriser.
La mise en place est généralement simple, même pour les petites organisations, et peut être adaptée selon vos réalités internes. Plusieurs gestionnaires offrent des versions pour les équipes, avec des tableaux de bord de gestion, des historiques d’accès et des alertes en cas d’incident.
Notre conseil : N’attendez pas qu’un incident vous pousse à changer. Intégrer un gestionnaire de mots de passe, c’est investir dans la sécurité, l’efficacité et la conformité, notamment en lien avec les exigences de la Loi 25.
Voici donc nos 5 erreurs à éviter quand vous utilisez Excel pour vos mots de passe.
Excel est un outil formidable pour analyser des données… mais pas pour protéger les accès sensibles de votre organisation. Adopter une bonne gestion des mots de passe est un pilier fondamental de la cybersécurité. En évitant ces erreurs, vous renforcez la sécurité de vos systèmes, protégez vos données et diminuez vos risques de compromission.
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